各党总支、支部：

经研究，现将档案管理工作若干制度印发给你们，请认真遵照执行。

                              中共熊口镇委办公室

                               2017年3月21日

档案工作岗位责任制

1、分管领导： 组织全镇性的宣传、贯彻、执行档案法律法规；加强对档案工作的领导，将档案工作纳入经济社会的整体发展计划，列入议事日程，使档案工作与各项工作协调发展；督促各办公室按上级部门要求做好应做的工作。

2、机关档案员：负责管理机关各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全；对所辖村（居）进行监督指导，为各项工作的需要提供服务；按时向上级主管部门报送档案工作统计材料，按规定向档案馆移交应进馆的档案。

3、 各办公室（兼）职档案员： 负责本办公室文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，根据不同种类文件材料的形成特征，合理分类存放，保证归档文件材料完整、准；注意文件材料的安全和保密，并按规定时间向档案室移交。

档案立卷归档制度

1、归档范围：凡是机关活动中形成的，能反映本机关职能活动的基本情况，对国家和社会具有本考利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文件材料，均应立卷归档。

2、档案收集：机关档案室负责收集各办公室按年度归档的各类文件材料，各办公室在次年3月底前积极移交各类文件材料；当年整理的财会档案由财会部门负责保管一年，期满后移交档案室。

3、归档要求：归档的文书材料必须齐全、完整、分类准确、组卷合理，保管期限划分准确，排列有序，编号规范，目录齐全，装合符合规定，便于保管利用。会计、科技、声像、实物等门类档案分别按市档案局制定的档案管理办法规范整理。

4、归档时间：各办公室凡按年度归档的档案，应在次年3月底前移交档案室集中统一管理；各种临时机构、重大活动、项目建设产生的文件材料在机构撤销前、活动结束后、项目竣工验收并办完有关手续后移交档案室；当年整理的财会档案由财会部门负责保管一年，期满后移交档案室。

档案保管制度

1、“以防为主，防治结合”，认真做好档案的防盗、防破坏、防火、防水、防尘、防霉、防鼠、防虫、防光、防机械磨损等事件的发生。

2、配备必要的干湿温度计、空调、除湿机、灭火器等设备，落实安全措施。

3、定期对档案进行检查，对保存多年、变质的档案每年必须进行修复。

4、严格执行档案查（借）阅制度，防止档案人为损坏或流失。

5、接收、保管、利用档案要按规定认真核对、签字、登记，对于借出的案卷必须登记，归还时当面点清无误，及时注销上架。档案复制件需经办公室负责人批准后方可提供。

6、定期检查档案保管情况，如发现有破损和变质的档案，要及时采取措施，进行修补和复制，并做好记录和统计。对已到或超过保管期限的档案，经鉴定批准后及时销毁。

7、档案保管不善，造成毁坏和丢失，按照《中华人民共和国档案法》进行处罚。

8、档案室内严禁吸烟，人离开库房须切断电源开关，库内、库外严禁堆放易燃物。

9、档案人员离岗时，必须在办理完档案移交手续后，方能离岗。

档案保密制度

1、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》不得私自摘抄、复印、翻拍档案内容。

2、所各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。对外单位人员，所室藏各门类档案均属保密的范围，不能随便提供利用。

3、利用者不得在阅文室查阅与自己所查内容无关的档案。借阅的档案必须妥善保管、及时归还，不得转借他人，不准携带外出、探亲访友、出入公共场所。

4、销毁失去保存价值的档案和秘密性文件、资料，应经档案鉴定小组审查、鉴定，报分管领导批准、登记造册后．方可销毁。销毁档案必须由档案管理人员和有关人员送到指定地点并监销。

5、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密和保卫部门，当事者要写出书面报告，对于损毁、丢失、私自买卖、擅自销毁、擅自提供抄录、公布、涂改档案等行为，按照《档案法》追究其责任。

档案查阅利用制度

1、档案人员要积极提供利用、方便利用、利用的方式可为查阅、借阅、咨询、复制、出具档案证明等。

2、查阅利用档案，均需办理查阅手续，各类档案原则上限制在档案阅文室查阅，在规定范围的一般档案可直接查阅，重在档案要严格审批手续。

3、本单位工作人员查阅档案要先办理借阅登记，一般随借随还；外单位查阅档案，须持介绍信、本人身份证，经分管领导同意后方可查阅。需较长时间使用的，借阅时间不超过两周。借阅的档案必须妥善保管、及时归还，不得转借他人。

4、利用者必须保守档案秘密，保证档案材料安全、完整，严禁在档案材料上涂改、勾画、裁剪、拆散、抽页、调换或擅自复印、转借，违者将追究责任；造成档案失密、丢失者将根据档案法规予以严肃处理。

5、档案查阅利用归还时，档案管理人员需认真核对，详细检查，发现问题向利用者当面提出，查明情况进行记录，并向领导报告。归还时办理归还登记、注销，并视利用情况由利用者填写《档案利用效果登记表》，留档案室存查。

6、凡职工调动、离退休，须向档案室归还借阅的档案后，方可离开工作岗位。

档案统计制度

1、对档案的收进、移交、整理、鉴定、保管数量和状况要登记，对档案的构成、档案的利用、档案机构和人员等基本情况要进行准确、及时、科学的统计。

2、统计工作要实事求是，如实反映情况，做到数字准确无误，不得虚报、瞒报、拒报和伪造。

3、统计数字要及时，要执行《中华人民共和国统计法》，用科学的标准和方法对统计资料进行整理和分析研究，使之标准化、系统化。

4、按照上级统一规定和要求，积极收集有关资料，搞好专门调查，认真准确填报工作中的各种统计表。

档案移交制度

1、移交时间：文书档案应在次年六月底前整理归档，并移交档案室；基建档案和目录应在每一个工程竣工后及时整理移交档案室；会计档案应在隔年的二月底前移交档案室。

2、移交内容：移交档案时必须附有三份以上按规定格式编制的目录，各种索引和检索工具一并移交，移交的档案要符合国家规范的要求，否则档案室应拒收并指出其问题，退回重新整理。

3、移交手续：各办公室将移交的档案列出清册，然后由各办公室负责人审批同意后，交接双方办理签收手续。

档案接收制度

1、接收范围：对各办公室在工作活动过程中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同门类与载体的档案资料进行接收。

2、质量要求：各种门类与载体的归档文件材料应按市档案局制定的相应档案管理办法规范整理，归档的文件材料必须齐全、完整、分类准确、组卷合理、档号编制简明、确切，便于保管利用。

3、接收时间：各办公室凡能按年度归档的档案，应在次年3月底前移交镇机关档案室；各种临时机构、重大活动、项目建设产生的文件材料在机构撤销前、活动结束后、项目竣工验收并办完有关手续后移交档案室；当年整理的财会档案由财会部门负责保管一年，期满后移交档案室。

档案室防火制度

1、宣传贯彻上级有关安全防火的规章制度，树立防火意识。

2、经常检查库房有无火灾隐患，发现问题及时报告，以便采取有效措施，防患于未然。

3、档案室周围及内部应杜绝火源迹象，严禁吸烟。

4、档案室内不得堆放易燃易爆物品。

5、不得擅自安装电器开关和其他电器设备，严禁乱接临时线路。

6、档案人员应定期检查消防器材并定点放置，了解其性能并能熟练使用。

7、每天下班前，要做好安全检查，切断电源。

档案鉴定与销毁制度

1、严格按照国家档案局关于档案鉴定工作的原则、步骤和方法进行鉴定，便于保管、保密和利用的目的。

2、由分管档案工作的领导和办公室主任、有关科室（单位）负责人，档案管理人员组成档案鉴定小组，负责档案的鉴定销毁工作。

3、档案鉴定小组根据国家有关档案保管期限的规定，参照《潜江市熊口镇机关文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》，对保管期限已满，并已失去保存价值的档案进行鉴定、销毁，鉴定时按照档案管理人员个人初鉴，鉴定小组集体审查并作出销毁或延长保管期的鉴定报告。经分管领导批准鉴定报告后，方可存毁。

4、销毁失去保存价值的档案前，须依据鉴定报告，登记造册，认真清点、核实。

5、销毁的档案由档案管理人员和有关人员送到指定地点并现场监销，不得当废纸变卖或处理。监销人在档案销毁清册上签名，连同鉴定报告一起存档。