各基层供销合作社、社属各单位、机关各科室：

为了切实加强联社机关档案管理工作，逐步实现机关档案管理工作规划化、标准化、科学化，现将潜江市供销合作社联合社《档案立卷归档制度》、《档案保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案保管制度》印发给你们，请遵照执行。

                     潜江市供销合作社联合社

                                          2017年3月28日

档案立卷归档制度

机关档案按照统一管理的原则，为便立卷归档工作制度化、规范化，确保归档材料齐全、完整、准确、系统，特制订本制度。

一、归档要求

1.机关各科室在工作中形成的对国家和社会具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录，均应立卷归档，任何单位和个人不得擅自处理或长期积压应归档材料，更不得据为己有；工作人员脱离岗位时，需将经办的应归档文件材料办理移交，不得擅自带走。

2.符合归档范围的文件材料，由文书人员、科室的兼职档案员、会计人员等负责收集、整理，定期移交机关档案室。

3.归档的文件材料必须齐全、完整、分类准确、组卷合理，案卷标题简明、确切，便于保管利用，未办理完毕和未验收的文件材料不得归档。

4.归档的文件材料，必须纸质优良、字迹清楚，严禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、蓝色复写纸起草、修改、复写文件。

二、归档范围

按照《潜江市供销合作社联合社文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》，文书人员、各科室兼职档案员、会计人员等应将归档范围的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文字材料进行收集、整理、立卷归档。

三、归档材料整理要求

1.文书文件材料按《潜江市供销合作社联合社文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》规范整理。

2.会计核算材料按《潜江市供销合作社联合社会计档案管理办法》规范整理。

3.声像科技材料按《潜江市供销合作社联合社声像档案管理办法》规范整理。

4.实物材料按《潜江市供销合作社联合社实物档案管理办法》规范整理。

5.电子档案按《潜江市供销合作社联合社电子档案管理办法》规范整理。

四、归档时间

1.科室凡能按年度归档的档案，应在次年3月底前移交机关档案室集中统一管理。

2.各种临时机构、重大活动产生的文件材料，应于该机构撤销前或活动结束后，及时收集、整理、移交。

3.科研课题档案，应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；基建项目档案应在竣工并办完有关手续手立即归档；设备档案在设备验收完毕投入使用后两个月内归档。

4.当年整理的财会档案可由财会部门负责保管一年，期满后移交机关档案室。
    五、归档办法

1.各科室的兼职档案员根据科室工作职能和当年工作任务，参照《潜江市供销合作社联合社文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》及相关档案整理办法，进行收集、分类、整理等预立卷工作并编制文件材料预立卷类目。

2.机关档案室档案员对各科室的预立卷工作进行业务指导和检查。

3.兼职档案员将检查合格后的文件材料按规范要求整理、组卷，和档案目录一并移交机关档案室。

4.移交档案必须履行交接手续，填写档案材料移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量（照片需写明内容、时间、地点、人物和制作者），交接双方须签名。

档案保密制度

一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》。

二、档案管理人员应遵守《国家工作人员保密手册》，并签订《潜江市供销合作社联合社工作人员保密承诺书》。档案管理人员不得私自摘抄、复印、翻拍档案内容。严禁携带保密档案参观游览、泄密事件的发生。

三、机关各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。对外单位人员，机关室藏各门类档案均属保密的范围，不能随便提供利用。

四、利用者不得在阅文室查阅与自己所查内容无关的档案。借阅的档案必须妥善保管、及时归还，不得转借他人，不准携带外出、探亲访友、出入公共场所。

五、对机密档案须严格管理，不得将机密档案私自带出阅文室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

六、除有关领导视察工作外，其它非档案管理人员严禁进入档案库房。

七、销毁失去保存价值的档案和秘密性文件、资料，经机关档案鉴定小组审查、鉴定，报分管机关领导批准、登记造册后，方可销毁。销毁档案必须由档案管理人员和有关人员送到指定地点并监销，不得当废纸变卖或处理。非公开档案材料的重复件，必须按保密废纸的规定处理。

八、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密和保卫部门，当事者要写出书面报告，对于损毁、丢失、私自买卖、擅自销毁、擅自提供抄录、公布、涂改档案等行为，按照《档案法》追究其责任。

档案查阅利用制度

一、潜江市供销合作社联合社档案室室藏档案，主要为本机关日常工作、行政职能的公务职务活动服务。档案利用方式可为查阅、借阅、咨询、复制、出具档案证明等。

二、查阅利用本室档案，均需办理查阅手续，各类档案原则上限制在档案阅文室查阅。在规定范围的一般档案可直接借阅，重要档案需严格审批手续。

三、查阅机关党支部会议记录、会议纪要和党支部重要文件、人事、组织、纪检、财会、外事等档案及机密文件，需经机关办公室主要负责人批准同意。

四、查阅会计档案，本机关会计人员可以直接到档案室调阅，非会计人员查问时，须经分管财务领导和办公室主任批准同意。

五、本机关工作人员查阅档案要先办理借阅登记，一般随借随还；需较长时间使用的，须经办公室分管负责人同意后方能借出档案室，借阅时间不超过两周。借阅的档案必须妥善保管、及时归还，不得转借他人，不准携带外出、探亲访友、出入公共场所。

六、外单位查阅档案，须持介绍信、本人身份证，经机关办公室分管负责人同意后方可查阅。

七、利用者必须保守档案秘密，保证档案材料安全、完整，严禁在档案材料上涂改、勾画、裁剪、拆散、抽页、调换或擅自复印、转借，违者将追究责任；造成档案失密、丢失者将根据档案法规予以严肃处理。

八、档案查阅利用归还时，档案管理人员需认真核对，详细检查，发现问题向利用者当面提出，查明情况进行记录，并向领导报告。归还时办理归还登记、注销，并视利用情况由利用者填写《档案利用效果登记表》，留档案室存查。

九、利用者需复制档案应向档案管理人员提出，按相应管理权限核准后在档案阅文室内复制，并加盖“潜江市供销合作社联合社档案复制件”印章。

十、凡干部职工调动、离退休，须向机关档案室归还借阅的档案后，方可离开工作岗位。

档案保管制度

一、“以防为主，防治结合”，认真做好档案的防盗、防破坏、防火、防水、防尘、防霉、防鼠、防虫、防光、防机械磨损等事件的发生。

二、配备必要的干湿温度计、空调、除湿机、灭火器等设备，落实安全措施。

三、定期对档案进行检查，对保存多年、变质的档案每年必须进行修复。

四、严格执行档案查（借）阅制度，防止档案人为损坏或流失。

五、接收、保管、利用档案要按规定认真核对、签字、登记，对于借出的案卷必须登记，归还时当面点清无误，及时注销上架。档案复制件需经办公室负责人批准后方可提供。

六、定期检查档案保管情况，如发现有破损和变质的档案，要及时采取措施，进行修补和复制，并做好记录和统计。对已到或超过保管期限的档案，经鉴定批准后及时销毁。

七、档案保管不善，造成毁坏和丢失，按照《中华人民共和国档案法》进行处罚。

八、档案室内严禁吸烟，人离开库房须切断电源开关，库内、库外严禁堆放易燃物。

九、档案人员离岗时，必须在办理完档案移交手续后，方能离岗。